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Method

業績改善の具体的方法論

マルチタスク③ 

マルチタスク化の体制づくり(その2)

〇マルチタスク化は、最終的には勤務シフト表に落し込まれます。

 

 

 

前の項の「マルチタスク化の体制づくり(その1)」は、事前準備(基礎工事)と言えるものです。

ここでは、いよいよマルチタスクによる業務フローを作り上げていく工程についてです。

 

①業務マニュアルを作成します。

業務マニュアルと言うと、どういうメニューはどのようにサービスするか? や、備品や消耗品の在庫はどこに保管してどのタイミングで発注するか? などのことも重要ですが、ここでは仕事の流れに意識をおいて整理します。レストランで言えばスタンバイの手順、宿泊予約で言えば、様々なから流れてくる予約通知をどのような手順でシステムに入力し最終的にはチェックイン当日も迎えるか? などです。

また、当該部署は関連する部署との位置関係に於いて川上に位置するのか川下なのか? その川上、川下はそれぞれどこなのか?という部署間の業務分担と連携の流れについてもよく整理することが重要です。

 

②次にマルチタスク化する業務のグルーピングをする。

「マルチタスク」という言葉なので、一人の社員の方が、本業の料飲サービスの他に宿泊フロントも宴会サービスも総務も経理も、となればまさにマルチなスーパーマンですが、それはさておき、勿論、一度グルーピングしたら、それが未来永劫固定的な決まり事ということではなく、常に見直しをかてて、理想は徐々にグルーピングの範囲が広がっていくことです。

 

③各セクションの各業務について、各社員のスキルマップを作成します。

それぞれの社員が、どの部署のどの業務について、どのレベルまで習熟しているか?ということです。表にする場合は、ヨコ軸にその部署の業務の種類、タテ軸にレベルを置きます。レベルは、「1人でできないが、理解している、指導を受けながらであれば出来る」「手順書をみて、1人で実施できる」「作業を理解し、1人で実施できる」「作業を熟知し、応用も出来、指導できる」「その業務について重要な判断や他部署との協議も出来る」などのイメージです。

このスキルマップにより、会社としてはどの部署にどのくらいのレベルのどのくらいの要員を保有しているかが判り、社員としても自身の技能や知見の幅の広さや深さ、すなわち職務能力が判ります。

④上記のグルーピングされた業務ごとに、上記のスキルマップに基づき、勤務シフトを作成します。

1人の社員が出社してから退社するまでの間、部署をどのように異動し何の業務をするかを表現するようなものになります。従来のマス目の中に「〇、△、公(公休)」のマークが並んでいるだけのようなものとはかなり異なる絵柄になると思います。イメージとしては公共交通機関のダイヤグラムのような感じです。勿論、横棒グラフのようなことでも構わないと思います。その場合は、日付ごとに横軸に時間の目盛り、タテ軸に社員名、それぞれの社員の横棒グラフの長さは通常定時であれば休憩を含めて9時間分、その横棒グラフを業務の仕事の種類ごとに色分けするイメージで、時間帯ごとの横棒グラフの本数がその時間帯の勤務者数になります。

マルチタスク④ マルチタスクの体制の持続・進化のために

  〇マルチタスク化は、人事評価制度に連なる話です。推進役は経営者の仕事です

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