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Method

業績改善の具体的方法論

会議について ~会議のためだけの資料づくりは廃止しましょう。~

会議自体は小規模なミーティングやブリーフィングも含めて必要なもの、ただし、不毛な内容の会議や結論の出ない会議は無駄なもの、とは色々なところで言われていることです。まさにその通りだと思います。

ホテル旅館の定例的な会議やミーティングの類は、基本的には下記の4種類で十分だと思います。

  • 毎日のブリーフィング

  • 館内の連絡調整会議

  • 意思決定会議

  • セクションミーティング

 

上記の、①の毎日のブリーフィングは各部署から参加、昨日の出来事や本日の出来事(予約状況)、全館への通達事項、当面の懸念事項や問題提起、など15分もあれば終わることを想定します。懸念事項や問題提起については、その場での議論や支配人により直ぐに答えを出すことが出来ないものは別の会議に議題としてまわすようにします。②の館内の連絡調整会議は各部署または全館の問題点についての討議や全館にわたる企画商品やイベント、運営の改善についての調整や討議の場とします。館内連携のとれた運営を行う上でとても重要な位置づけのものです。③の意思決定会議は、例えば役員会とか幹部会議という名称になるのでしょうか、まさに会社としての意思決定機関となるものです。④のセクションミーティングは各部署に於いて定例でも構いませんし、随時随所でも構わないと思いますが、その部署内の情報共有を目的として、申送り書や引継ぎ書では不足する面を補う意味では重要です。

 

そして、ここでは前月の着地や当月のOH(オンハンド)の状況などの営業報告に関する会議を含めていません。理由は、それらのことは館内のメール配信や共有フォルダの閲覧で事が足りるからです。支配人やマネージャークラスの人は自分の部署のことであれば毎日、他部署については週1回とか月2回のペースでチェックして常に状況を把握しておくことが責務の一つです。

 

しかしながら、未だに、マネージャークラスが集う会議で、長年使っているフォームの「営業報告書」を用意してその発表に多くの時間を割いているホテル旅館が散見されます。仮に月給40万円のマネージャーが10人参加する会議が1時間半行われるとして、(40万円÷173時間=約2,300円の時給)×1.5時間×10人=約35,000円のコストがかかっています。コストはそれだけではありません。その資料は会議に参加するマネージャーかその部下が作成しますのでそのコストも加算されます。

「社内の情報や問題意識の共有に必要なコスト不要なコストうんぬん…」を言っているのではありません。同じ目的を果たせるもっと効率の良い方法があるのであればどんどん代替していくべきだという話です。

 

もし、営業状況について報告・発表をする必要がある場面なのであれば、その会議専用の書式の資料を作るのではなく、日頃から各部署に於いて収集・蓄積しているデータベースの中からその会議に必要な部分を切り取って、それを会議資料にすれば良いと思います。(『生産性向上 データベースを作る』をご参照ください。)

上司や役員の方から「昔からの形式の報告書が見易いんだよねぇ」と言う声が聞こえてきそうですが、ホテル旅館の運営は全館の全てが密接に連携しあって成立しているものです。会議資料一つとっても確かにどこかの部署だけが書式を変えようとしてもうまくはいきません。そこに関わる全員が新しい行動様式を身につけることが重要です。全員に新しいスタイルに慣れ親しんでいただきましょう。

なお、会議は参加者全員がこれらのような営業運営状況を把握していることを前提に進めること、また、特段の議題については1~2日前に事前配信すること、はさらに基本的な要素です。

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