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Method

業績改善の具体的方法論

手作りのエクセルでできるレベニューマネジメント⑥

「団体案件管理表」

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

上記は、「団体案件管理表」のサンプルです。

小規模・中規模の宿泊施設では、たとえ10室でも団体案件はその日の稼働の成否に大きく影響します。

オンハンドの状況を見る上でも、過去実績を見る上でも、個人客の積み上げによるものなのか、一発長打の団体案件も含めての数字なのか、きっちりと把握することはとても重要です。

また、団体案件は、一般的に、問合せ→仮予約→本予約(決定)→打合せ→催行当日のステップを踏んで商談が進みます。仮予約状態の案件をPMS上で「予約」と扱って部屋をブロックするか、そうしないかはホテル旅館によって色々と流儀があるようですが、筆者は正しくはブロックすべきと考えます。ただし、その前提としてこのような「団体案件管理表」を使ってレベニューマネジメントの担当者が、ほぼ確実な案件なのか?成約が疑わしい案件なのか?確定案件にはなるものの人数の変動の可能性の有無は?など、状況を俯瞰できることが重要になります。また、団体案件にどのようなレートで回答すべきか、相手先が料金交渉をしてきた時にどこまでのディスカウントに応じてよいかは、逆に当該の日付のフォーキャストの状況を見ての判断になると考えます。

さらには、仮予約期間についても、何も一律に2週間と決める必要はなく、日付によってはもっと待っても良い日もあれば、2週間も待てない日もあるかも知れません。

 

このように、小規模・中規模の宿泊施設では、フォーキャストと団体案件の状況を二人三脚、表裏一体で

状況監視することで隙の無い販売コントロールを行うことが重要です。

この「団体管理表」のエクセルは、レベニューマネジメントのためのツールであることが第一義ですが、

他にも手配事項のチェックリスト、団体案件セールスの基礎データとして1人3役の役目を持たせることが出来ます。

 

〇団体案件の属性に関する事項として、

  ・受付担当

  ・案件担当

  ・案件名

  ・相手先(相手先名、部署役職、ご担当者、住所、電話番号、Mailアドレス)

  ・扱いAGT(相手先名、部署役職、ご担当者、住所、電話番号、Mailアドレス)

  ・種別 一般企業団体

               家族・親族

           諸グループ

               募集

               学会

               大会

               催事

               インバウンド

               学生

               修旅

 

〇団体案件の商談の進捗状況について、

・状況区分 決定

                   予約

                   仮予約

                   W/T(キャンセル待ち)

                   問合せ

                   受注

                   失注

                   CXL

・宿泊日                       

・引合い日                    

・仮期限①

・仮期限②

・仮期限③

  ※仮期限は、延長するケースもあるので、③ぐらいまで用意。      

  ・CXL日

  ・お断り日      

  ・内容 部屋タイプ        

               室数    

               人数    

               売上    

 

〇手配事項のチェックリストとして、

・適用プラン  

・宿泊者名簿  

・部屋割表      

・到着時刻      

・出発時刻      

・夕食(内容、場所、時刻)

・二次会

・朝食(内容、場所、時刻)      

・駐車場

・バス、大型車両

・支払方法      

・変更事項      

・その他備考

 

団体セールス用の基礎データとしての価値を高めるために、問合せのみのケースや室数不足のために施設側からお断りしたケースなど(いわゆるリグレット案件)も、この「団体案件管理表」に記載することをお勧めします。

言うまでもないことですが、フォローセールスのタイミングは「引合い日」です。筆者は、以前、低稼働率に喘ぐ宿泊特化型のホテルで、PMSから抽出した団体案件やスタッフ各自のメモやノートなどの内容をかき集めて団体案件リストにして、手分けして電話セールスをして「予約をするのを忘れてたよ、今年もお願いするよ。」や、「たまには違うホテルにしようかとも思っていたが、電話して来られちゃったらねぇ」と、何件かを獲得できた、ということがありました。

 

なお、この「団体案件管理表」はPMSの顧客管理ツールや最近注目を集めているCRMシステムの中で、運用面や使い勝手も含めて同じことが出来るのであればそれを活用することで結構です。

 

 

 

イベント情報

 

エリアの様々なイベントも当日の稼働に影響を与える大きな要素の一つです。

少人数で運営している施設では、この分野専任のスタッフはいらっしゃらないでしょうから、全員が日頃から意識して入手した情報をこのエクセルで一元管理することでレベニューマネジメントのための有益な情報とします。

具体的には、

・学会の開催

・音楽コンサート

・各種大会、スポーツ大会等の開催

・地域のお祭り

・花火大会

・公営ギャンブルの開催日

・競合施設の改修による休館

・外国の大型連休

などです。

レベニューマネジメント6 図1.png
レベニューマネジメント6 図2.png

手作りのExcelでできるレベニューマネジメント⑦

  基本的な考え方と運用手法

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